ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW – zmiany w interpretacji przepisów

 Przedsiębiorcy nie mają już obowiązku archiwizacji danych w formie papierowej

 ”Znamy już uzasadnienie precedensowego orzecznictwa NSA z 3 listopada 2009 r. dotyczącego obowiązku wystawiania i przechowywania faktur (I FSK 1169/08). To dobra wiadomość dla firm, które wystawiają po kilkadziesiąt, a nawet kilkaset tysięcy faktur rocznie i muszą ponosić dodatkowe koszty związane z przechowywaniem ich papierowych kopii” – czytamy w artykule Grażyny Leśniak „Koniec archiwizacji dokumentów w firmie”  w ”Rzeczpospolitej” z dn.16.03.2010r. Dotychczas przedsiębiorcy mieli obowiązek archiwizacji dokumentów w wersji papierowej przez 5 lat (by w razie kontroli można było przedstawić ją fiskusowi), co oczywiście wiązało się z dodatkowymi kosztami, zwłaszcza dla firm generujących duże ilości dokumentów. Od momentu wydania przez NSA przełomowego orzeczenia firmy mogą przechowywać kopie faktur w wersji elektronicznej.

Podatnik sam decyduje, w jakiej formie zamierza przechowywać dokumenty

”Żaden przepis rozporządzenia nie mówi o drukowanej kopii faktury. Minister finansów nie zastrzegł więc formy papierowej jako jedynej możliwej do przechowywania. A skoro tak, to – zdaniem NSA – nie ma przeciwwskazań do systemu mieszanego, który pozwala oryginały faktur wysyłać do klienta w formie papierowej, a ich kopie przechowywać w formie elektronicznej, gotowe do wydrukowania na każde żądanie fiskusa” – czytamy w dalszej części wspomnianego artykułu. Naczelny Sąd Administracyjny uznał obowiązek przechowywania kopii faktur za naruszający zasadę proporcjonalności.

Cyfrowy obieg dokumentów

Orzeczenie NSA to kolejny krok w kierunku uproszczeń związanych z cyfrowym obiegiem dokumentów w firmie. Elektroniczny sposób archiwizacji danych ma wiele zalet, szczególnie jeśli obejmuje także inne dokumenty – nie tylko faktury sprzedaży. Dzisiejsza technologia oferuje nowe możliwości wykorzystania i przetwarzania przechowywanych dokumentów. Dlatego firma Altab, posuwając się o krok do przodu, oferuje swoim obecnym i przyszłym Klientom rewolucyjne rozwiązanie SADIF - profesjonalny system wspomagający przetwarzanie i organizację zewnętrznych i wewnętrznych dokumentów firmy.

By nie utonąć w papierach

SADIF pozwala użytkownikom zaoszczędzić ich cenny czas, który w normalnych warunkach musieliby poświęcić na codzienne, żmudne wertowanie dokumentów firmy w poszukiwaniu potrzebnych im informacji. Pracownicy przedsiębiorstwa nie muszą już angażować się w analizowanie poprawności dokumentu, gdyż SADIF posługujący się inteligentną technologią - robi to za nich. A w dodatku niweluje problem zagubionych dokumentów, które często w zwykłych warunkach trafiają nie tam, gdzie powinny.

SADIF to także gwarancja prostego wyszukiwania potrzebnych dokumentów, oraz dostęp do bibliotek danych on-line – z dowolnej lokalizacji i dowolnego komputera z dostępem do Internetu.

SADIF- rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej firmy

Do systemu SADIF trafiają wszelkie dokumenty firmy – faktury sprzedaży, faktury zakupu, umowy, protokoły, dokumenty wewnętrzne przedsiębiorstwa itp. - które w postaci elektronicznej w bardzo łatwy sposób można przechowywać i przeglądać. Każdy pracownik może mieć dostęp do wybranej grupy danych, zgodnie z aktualną polityką bezpieczeństwa informacyjnego firmy. Wspólne dla wszystkich działów firmy archiwum pozwala na dostęp do wybranego dokumentu na każde żądanie.

SADIF daje możliwość dostosowania ścieżki obiegu dokumentów i obiektów informacyjnych (np.: faktur, wniosków, podań, umów, korespondencji przychodzącej i wychodzącej) do specyfiki wymagań każdej organizacji.

Technologia OCR / ICR

W oparciu o przetwarzanie obrazów w technologii OCR / ICR SADIF sam klasyfikuje dokument oraz pobiera kluczowe frazy dla późniejszego przetwarzania dokumentu. Dzięki temu system w inteligentny sposób segreguje i poddaje dalszej analizie interesujące użytkownika informacje.

OCR - Optical Character Recognition - zestaw technik lub oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów.

ICR - Intelligent Character Recognition - zaawansowane techniki typu OCR służące do rozpoznawania różnych rodzajów pisma, włącznie z pismem odręcznym, a także jego właściwości, takich jak krój czcionki, interlinia, etc.

W dobrze zarządzanej firmie podstawą wszelkich działań kadry menadżerskiej jest szybki dostęp do informacji. Bez tego trudno jest efektywnie zarządzać przedsiębiorstwem. Dlatego warto inwestować w narzędzia, które usprawnią obieg danych wewnątrz organizacji.

Rozwiązanie oferowane przez firmę Altab gwarantuje podniesienie jakości i wydajności procesu zarządzania dokumentami. Dzięki niemu proces obiegu i akceptacji dokumentów w Państwa firmie będzie przebiegał jeszcze szybciej i bardziej funkcjonalnie.