SPUMA: Skanuj, publikuj, zarządzaj

Zarządzaj dokumentami – efektywnie i efektownie

Problemy z odnalezieniem zagubionej umowy, czy faktury ma na co dzień niemal każdy. Rozproszenie terytorialne oddziałów firmy nie sprzyja efektywnemu zarządzaniu dokumentami wewnętrznymi i zewnętrznymi firmy. Jak to zmienić? Zainwestować w dobre rozwiązanie do e-archiwizacji.

SPUMA to zaawansowane technologicznie narzędzie do zarządzania elektronicznymi obrazami dokumentów. Zbudowany w oparciu o technologię Silverlight profesjonalny system wspomaga przetwarzanie i organizację zewnętrznych i wewnętrznych dokumentów firmy. Dzięki niemu proces obiegu i akceptacji dokumentów w organizacji przebiega szybciej i bardziej funkcjonalnie. Szybka i dokładna informacja na temat aktualnego stanu firmy to klucz do zarządzania przedsiębiorstwem.

Co może OCR?

Wystarczy zwykły skaner, za pomocą którego wykonuje się kopię dokumentu i zapisuje ją w formacie PDF. Gotowe skany wrzucamy do SPUMY, a dzięki zastosowanej nowoczesnej technologii OCR aplikacja ta automatycznie spróbuje rozpoznać dane z dokumentu i wstępnie zaklasyfikować go do danej grupy (np. faktur lub umów). SPUMA pobiera także  kluczowe frazy dla późniejszego przetwarzania dokumentu. Dzięki temu system w inteligentny sposób segreguje i poddaje dalszej analizie interesujące użytkownika informacje.

OCR - Optical Character Recognition - zestaw technik lub oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów.

Szybki dostęp do dokumentów

SPUMA jest niezwykle łatwa w obsłudze - daje możliwość dostosowania ścieżki obiegu dokumentów i obiektów informacyjnych (np.: faktur, wniosków, podań, umów, korespondencji przychodzącej i wychodzącej) do specyfiki wymagań organizacji. Dzięki temu program sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie, tym bardziej jeśli struktura firmy jest rozproszona terytorialnie. Wspólne dla wszystkich działów i oddziałów archiwum pozwala na obwarowany uprawnieniami dostęp do wybranego dokumentu na każde żądanie.

Struktura rozwiązania:

• SPUMA Scan – lokalna aplikacja skanująca – tworzy wersję elektroniczną skanowanego dokumentu. Dokument jest tworzony w dwóch wymiarach – obrazu („zdjęcia”), a dzięki wykorzystaniu funkcji OCR obraz jest zamieniany na tekst. Postać tekstowa zapisu umożliwia np.: szybkie wyszukanie dokumentu wg ciągu znaków znajdującego się w zeskanowanym dokumencie.
• SPUMA Publish&Manage – aplikacja „mobilna”, wykonana w technologii Silverlight, służąca do wyszukiwania , opisywania i zatwierdzania e-dokumentów.
• SPUMA4SBO – Addon do SBO ułatwiający wyszukiwanie i księgowanie dokumentów do systemu finansowo księgowego, w tym do SAP Business One na podstawie e-dokumentów.

Dostęp do dokumentów przez  WWW 

Głównym zadaniem programu SPUMA  jest elektroniczna ewidencja dokumentów oraz zarządzanie nimi za pomocą interfejsu WWW przy użyciu przeglądarki internetowej. Dzięki temu praca nie jest uzależniona od konkretnego stanowiska pracy, lecz może być wykonywana z wielu lokalizacji. Dodatkowym atutem SPUMY jest fakt, iż nie jest konieczne instalowanie dodatkowego oprogramowania, gdyż program jest dostępny przez przeglądarkę internetową.

Zdalne autoryzacje

Zasadniczą korzyścią z użytkowania SPUMY jest możliwość zaawansowanej autoryzacji dokumentów. System alarmów umożliwia informowanie właściwych osób lub działów o konieczności zapoznania się z dokumentem, jego opisu, lub ewentualnie akceptacji. Np. fakturę zakupu może zarejestrować sekretariat firmy, przesłać ją dalej do opisu i identyfikacji osobie będącej centrum kosztu, następnie wysłać do księgowości celem jej zaksięgowania, a w końcowym etapie do autoryzacji  osobie decyzyjnej odpowiadającej za akceptację płatności.

Możliwe jest dowolne definiowanie ścieżek autoryzacyjnych, bez względu na stopień ich złożoności. A wszystko to bez względu na odległości dzielące poszczególne działy firmy. Autoryzacje odbywają się przecież przez WWW, a alarmy ze SPUMY mogą być wysyłane na skrzynkę e-mailową.

Integracja z SAP Business One

Jednym z elementów SPUMY jest addon umożliwiający połączenie tej aplikacji z systemem SAP Business One. Dzięki SPUMA4SBO możliwe jest np. podłączanie plików (skanów) pod zamówienia zakupu lub inne obiekty w SAP Business One, drukowanie ich, czy wiązanie dokumentów z uwzględnianiem istniejącej hierarchii dokumentów i definiowanie na kolejnych  etapach nowych załączników.

Co więcej – na podstawie skanu dokumentu można zaczytać wybrane informacje do poszczególnych pól wybranych obiektów w SAP Business One. Np. na podstawie skanu faktury zakupu można wygenerować zamówienie zakupu, gdzie nr faktury, data, partner handlowy, czy jej opis zostaną uzupełnione automatycznie. Skraca to czas na przygotowywania dokumentów w SAP Business one.

System elektronicznego zarządzania dokumentami został stworzony po to, by pomóc przedsiębiorstwom w koordynacji przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami firmy. Dzięki niemu zarządzanie dokumentacją wewnętrzną i zewnętrzną firmy staje się łatwiejsze i bardziej praktyczne. Skrócenie czasu obiegu informacji podnosi konkurencyjność firmy, co jednoznacznie przyczynia się do odniesienia przez nią sukcesu na rynku. Dlatego dowiedz się więcej kontaktując się z nami:

Biuro Obsługi Klienta Altab: Tel. 12 261 30 69; Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.