ODNOŚ SUKCESY ZARZĄDZAJĄC PRZEZ CELE

Jeśli poszukujesz sposobów na usprawnienie pracy w Twojej Firmie – dobrze trafiłeś! Wiemy jak maksymalnie wykorzystać potencjał Twojego Przedsiębiorstwa, by funkcjonowało ono jeszcze sprawniej i efektywniej niż do tej pory.

W dobie ogromnej presji ze strony niezwykle aktywnej konkurencji  i nieustannie wzrastających wymagań Klientów zachodzi konieczność poszukiwania nowych rozwiązań technologicznych i organizacyjnych. Aby utrzymać się na rynku firmy muszą inwestować w nowe narzędzia informatyczne, podnoszące ich wydajność, a tym samym gwarantujące wysoką pozycję wśród firm konkurencyjnych.

System informatyczny oparty na założeniach Zarządzania Przez Cele pozwala na efektywne zarządzanie personelem i pełne wykorzystanie zasobów organizacji. Wdrożenie proponowanego przez Altab rozwiązania owocuje lepszą organizacją pracy, a tym samym podnosi wydajność całego przedsiębiorstwa.

Zarządzanie Przez Cele – skuteczna metoda na wzrost wydajności firmy

Zarządzanie Przez Cele jest strategią kierowania personelem, pozwalającą na skojarzenie i uwypuklenie zbieżności pomiędzy ogólnymi celami organizacji a indywidualnymi celami wszystkich pracowników zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie. Zadaniem tego zarządzania jest integracja celów finansowych i rozwojowych organizacji z potrzebą współuczestnictwa i rozwoju jej pracowników.

Zarządzanie Przez Cele to jednak nie tylko planowanie i podkreślanie zbieżnych celów zawodowych personelu z misją całej firmy, lecz przede wszystkim kontrola stopnia osiągania tychże celów i założeń. Aby kontrola ta przebiegała sprawnie i w usystematyzowany sposób niezbędne są odpowiednio przygotowane narzędzia systemowe. System intranetowy proponowany przez Altab to doskonałe rozwiązanie, umożliwiające efektywne rozliczanie pracowników z przypisywanych im zadań i jednocześnie pomagający im na racjonalne gospodarowanie czasem własnym i wspólnym, poprzez  ułatwienie koordynacji zadań przydzielonych do większych zespołów pracowniczych.

System intranetowy wspomagający Zarządzanie Przez Cele

Aplikacja proponowana przez Altab przynosi dwustronne korzyści:

• Dla całego przedsiębiorstwa
• Dla poszczególnych pracowników

Rozwiązanie to ma charakter wewnętrznego portalu przedsiębiorstwa, sprzęgającego dane i dokumenty firmowe w łatwo dostępne źródło informacji dla pracowników lub zespołów pracowników. Zamiast korzystać z wielu narzędzi do komunikacji lub wymiany plików, wystarczy sięgnąć do jednej, zintegrowanej witryny WWW. Przekazanie użytkownikom dostępu do informacji przez przeglądarkę internetową nie wymaga wysokich nakładów na wdrożenie oprogramowania oraz długotrwałe szkolenia.

Funkcjonalność witryny usprawnia podstawowe procesy w organizacji:

• Obieg dokumentów

• Komunikację i wymianę informacji

• Koordynację zadań

• Kontrolę ich realizacji

• Rozliczanie efektów pracy

• integracja procesów biznesowych w ramach jednego portalu
• gromadzenie i dystrybucja wiedzy w skali całego przedsiębiorstwa
• dostęp pracowników do odpowiedniego zakresu informacji zgodnie z obowiązującą w firmie polityką bezpieczeństwa informacyjnego
• bieżąca kontrola realizacji zadań
• usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy
• uporządkowanie zbiorów dokumentów 
• uporządkowanie procesów przepływu wiedzy w organizacji
• brak konieczności ponoszenia wysokich nakładów na szkolenia pracowników z obsługi nowej, skomplikowanej aplikacji
• podnoszenie efektywności pracowników poprzez oparcie wynagrodzeń o mierzalne wskaźniki
• łatwy sposób zarządzania uprawnieniami do wybranych informacji - przydzielanie grupom pracowników poziomu dostępu
• uzyskanie skutecznego narzędzia wspomagającego podejmowanie decyzji biznesowych

• dostęp do baz wiedzy umożliwiający sprawne i szybkie korzystanie z dostępnych zasobów informacyjnych
• możliwość uzyskania pełnej informacji zwrotnej co do jakości i poziomu realizacji powierzonych zadań
• możliwość uczesnictwa we współkształtowaniu celów i zadań
• efektywna komunikacja w procesie współpracy nad projektami i dokumentami
• śledzenie postępów prac nad konkretnymi zadaniami
• możliwość otrzymywania alertów o zmianach w obrębie portalu, zapewniających stały i szybki dostęp do pewnych i aktualnych informacji
• możliwość sprawnej pracy zespołowej nad jednym dokumentem
• łatwy dostęp do informacji (m.in. wzorów dokumentów, formularzy, rozporządzeń i postanowień) oraz skrócenia czasu ich poszukiwania 

Intranet – wielkie możliwości

Efektywne i proste zarządzanie informacją

Portal intranetowy stanowi doskonałą platformę do wymiany informacji pomiędzy pracownikami, a także obszar ich wspólnej pracy np. nad projektami, umowami, ofertami i innymi bieżącymi zadaniami. Dzięki tej witrynie możliwa jest współpraca zespołów w ramach działów, projektów lub zadań. Z kolei dzięki temu możliwy jest kompetencyjny - czyli najbardziej efektywny – podział zadań. Portal umożliwia też stałe monitorowanie postępów prac zarówno nad wspólnymi jak i indywidualnymi projektami. Centralizacja danych i informacji firmowych skraca czas potrzebny na ich poszukiwanie, zaś przyjazny i spójny interfejs aplikacji pomaga w szybkim i intuicyjnym poruszaniu się w jej obrębie.

Usprawniona komunikacja

Dzięki wielu funkcjom organizacyjnym takim jak: kalendarz, listy zadań, alerty, tablica ogłoszeń, czy forum, możliwa jest koordynacja pracy nawet bardzo złożonych zespołów pracowniczych. Praca nad wieloma projektami jednocześnie nie sprawia już personelowi tak dużych problemów – pracownicy mogą planować i śledzić ważne terminy spotkań i wydarzeń opierając się na informacjach pozyskanych z kalendarzy współpracowników, a nawet organizować pracę przy wykorzystaniu kalendarzy dysponowania środkami trwałymi. Funkcja alertów daje możliwość informowania o wszelkich zmianach w obrębie portalu, co sprawia, że zainteresowanemu nie umkną nawet najmniejsze korekty wprowadzone w wyznaczonych obszarach roboczych.

Szczelniejsza kontrola realizacji zadań

Dzięki możliwości  stałego monitorowania postępu prac nad danym projektem kadra zarządzająca może śledzić aktualny stan realizacji zadania i w razie konieczności – ma możliwość ingerencji w jakość i tempo tej realizacji. Szczegółowo określone zadania ze wskazanym terminem ich realizacji ułatwiają rozliczanie pracowników z ich pracy i zaangażowania. Bieżąca i aktualna informacja o stanie firmy i podejmowanych działaniach operacyjnych to podstawa sprawnego procesu podejmowania trafnych decyzji biznesowych.

Swobodne udostępnianie danych biznesowych z zachowaniem ochrony informacji poufnych

Intranet to uproszczenie dostępu dla pracowników do potrzebnych im informacji dotyczących działalności i organizacji firmy z zachowaniem ochrony informacji poufnych. Nie wszyscy mogą mieć dostęp do pewnych danych, dlatego też rozwiązanie proponowane przez Altab umożliwia ustawienie indywidualnych parametrów dostępu dla poszczególnych użytkowników.

Wpływ na zwiększanie zaangażowania pracowników

Jasno określone wymagania i skonkretyzowane zadania sprzyjają rzetelnemu i wypełnianiu powierzonych pracownikom obowiązków.  Wskazywanie konkretnych terminów realizacji zadań i ścisła kontrola efektów podejmowanych działań sprzyja lepszej organizacji pracy, a tym samym znacząco wpływa na wydajność zespołów pracowniczych. Szereg informacji zwrotnych uzyskiwanych m.in. dzięki alertom, wykorzystującym do powiadamiania wskazane adresy e-mail, umożliwia stałą kontrolę nad postępem prac w obrębie wybranego projektu.

Systematyczność kontroli i ocena efektów działań pracownika wpływa na podniesienie poziomu jego motywacji  wzrostu  jego wydajności, co z kolei  przyczynia się do  osiągania sukcesów na poziomie całej organizacji.

Portal praktycznych rozwiązań 

Tworzenie stron i obszarów roboczych

Użytkownicy Intranetu mogą samodzielnie tworzyć witryny i obszary robocze potrzebne im do współpracy z pozostałymi pracownikami. Samoobsługa w tworzeniu witryn daje możliwość nie tylko samodzielnego parametryzowania ustawień lecz przede wszystkim wpływa na tempo i jakość pracy konkretnego użytkownika. Witryny z kategorii Moja witryna zapewniają użytkownikom całkowicie spersonalizowane interfejsy.

Biblioteki dokumentów i formularzy

Biblioteka to lokalizacja w witrynie, w której można tworzyć, gromadzić i aktualizować pliki oraz zarządzać nimi wspólnie z członkami zespołu.  Odpowiednio zorganizowane foldery z danymi o ujednoliconej i uporządkowanej strukturze pozwalają na szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji, a tym samym usprawniają pracę całego zespołu. Specjalna galeria umożliwia przechowywanie i przeglądanie zdjęć, grafik a nawet filmów. 

Praca grupowa nad dokumentami

Portal daje możliwość pracy zespołowej nad jednym dokumentem. Istnieje opcja zapisywania zmian w dokumencie nad którym aktualnie się pracuje, a więc można zapisać każdą kolejną wersję pliku. Funkcja wersjonowania bazuje na zasadzie  „wypożycz i zwróć”, co oznacza, że w tylko jedna osoba ma w danej chwili możliwość edycji dokumentu – pozostali pracownicy w tym czasie mają możliwość tylko odczytu ostatniej wersji pliku. Kontrola wprowadzania zmian jest doskonałym rozwiązaniem w sytuacji pracy nad jednym dokumentem większej liczby osób, tym bardziej, że zawsze można sprawdzić kto i kiedy wprowadził interesujące nas zmiany. Co więcej, możliwe jest przywrócenie poprzedniej wersji pliku i odzyskanie skasowanych fragmentów, a kolejne kopie dokumentu mogą być objaśnione komentarzami użytkowników.

Listy zadań, wydarzeń, kontaktów i ogłoszeń

Listy zadań umożliwiają definiowanie zadań, przydzielanie ich konkretnym użytkownikom i śledzenie postępu ich realizacji. Na portalu znajduje się także miejsce na zamieszczanie publicznych komunikatów, ogłoszeń, a także forum, gdzie pracownicy mogą dyskutować nad projektami, czy proponowanymi rozwiązaniami. Można tu także zamieścić pełną listę kontaktów do klientów, pracowników i innych osób związanych bezpośrednio lub pośrednio z firmą.

Kalendarze

Każdy z pracowników może posiadać swój kalendarz, który informuje użytkowania o zbliżających się terminach, czy ważnych wydarzeniach. W graficzny, a co za tym idzie niezwykle czytelny, sposób portal prezentuje miesięczny, tygodniowy lub całodzienny plan  zadań, umożliwiając śledzenie ważnych terminów, zarówno zamieszczonych w swoim kalendarzu, jak  kalendarzach innych współpracowników. Co ciekawe możliwe jest także zakładanie kalendarzy służących do zarządzania środkami trwałymi (np. terminarz używania samochodów służbowych), dzięki czemu zarządzanie i korzystanie z nich może odbywać się w sposób zaplanowany i racjonalny.

Wyszukiwarka

Zamieszczona w portalu wyszukiwarka pozwala przeszukiwać większość list i wszystkie biblioteki dokumentów. Zakres wyszukiwania może objąć całą witrynę lub pojedynczą listę zamieszczoną w ramach tejże witryny (np. listę kontaktów).

Alerty

Portal daje możliwość generowania automatycznych e-mailowych komunikatów do powiadamiania użytkowników o istotnych wydarzeniach, zmianach w dokumentach, listach i innych elementach witryny. Użytkownicy mogą konfigurować swoje ustawienia dotyczące alertów i decydować jak często mają one nadchodzić (natychmiast, w raporcie dziennym lub tygodniowym).

Ankiety

Ankiety pozwalają na przeprowadzenie badania wśród osób mających dostęp do strony i mogą dotyczyć np. planowanych zmian w organizacji, spraw socjalnych lub innych tematów ciekawych dla personelu. Ankieta może obejmować pytania zamknięte,  zarówno jednokrotnego jak i wielokrotnego wyboru. Uzyskiwane dane są automatycznie sumowane, zaś wyniki mogą być prezentowane w postaci graficznej.

Integracja z pakietem Microsoft Office

Niezwykle cenną zaletą proponowanej witryny intranetowej jest integracja z pakietem Microsoft Office obejmująca aplikacje stanowiskowe (m.in. MS Excel, MS Word, MS Outlook) oraz serwerowe (m.in. MS Exchange). Dzięki temu można odczytywać i zapisywać dokumenty do bibliotek dokumentów bezpośrednio z aplikacji Microsoft Office.

Dzięki otwartej architekturze proponowanego przez Altab portalu korporacyjnego możliwa jest integracja z innymi istniejącymi w obrębie organizacji systemami informatycznymi.

ALTAB –sprawdzone rozwiązania

Firma Altab, realizator wdrożeń sprawdzonych rozwiązań informatycznych światowych dostawców oprogramowania dla każdej wielkości przedsiębiorstw, znając problemy z komunikacją wewnętrzną w firmach, prezentuje swoim obecnym i przyszłym Klientom doskonałe rozwiązanie wspomagające budowę wewnętrznej sieci informacyjnej firmy. Intranet umożliwia stworzenie zintegrowanego systemu komunikacji wewnątrz firmy, w oparciu o zastaw narzędzi internetowych umożliwiających dostęp do nich z poziomu przeglądarki. Do jego obsługi nie jest potrzebne żadne dodatkowe oprogramowanie – z portalem można łączyć się z każdego miejsca z dostępem do Internetu.

Znika problem dostępu do informacji o firmie, jej działaniach i sprawach organizacyjnych. Nawet firmy rozproszone terytorialnie mają szansę na stworzenie spójnej i w pełni parametryzowanej bazy wiedzy o firmie i jej organizacji. Jeśli zależy Ci na podniesieniu jakości i wydajności pracy twoich podwładnych – skontaktuj się z nami.

Nie zwlekaj więc – dowiedz się więcej dzwoniąc pod numer (012) 261 30 69 !

ALTAB - SPRAWDZONE ROZWIĄZANIA

Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.