SADIF – SAP Add-On Data Information Flow. System elektronicznego zarządzania dokumentami zintegrowany z SAP.

Program został stworzony w odpowiedzi na potrzeby naszych Klientów, by usprawnić zarządzanie dokumentacją wewnętrzną i zewnętrzną organizacji. Sprawny i szybki obieg dokumentów i informacji, jest obecnie jednym z ważniejszych czynników wpływających na efektywność działania, podejmowania decyzji, a tym samym na sprawne jej funkcjonowanie. Skrócenie czasu obiegu informacji to kluczowy czynnik przewagi konkurencyjnej, a zatem czynnik wspomagający osiągnięcie sukcesu każdej organizacji.

Aplikacja została zaprojektowana w taki sposób, aby połączyć łatwość i ergonomię pracy oraz intuicyjność interfejsu z zaawansowanymi możliwościami dostosowania do potrzeb użytkowników.

Głównym celem programu SADIF jest zdalna ewidencja dokumentów oraz zarządzanie nimi za pomocą interfejsu WWW przy użyciu przeglądarki internetowej. Zarządzanie jest możliwe z wielu lokalizacji i nie wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania na stacji klienckiej. Właściwe zastosowanie programu pozwala na usprawnienie obiegu informacji oraz wspomaga proces archiwizacji dokumentacji.

Szybki proces wdrożenia, ograniczony do instalacji, parametryzacji i szkoleń użytkowników pozwala znacząco ograniczyć koszty inwestycji.

Łatwe w obsłudze narzędzia dostosowania ścieżki obiegu dokumentów i obiektów informacyjnych (umowy, faktury, podania, wnioski, korespondencja przychodząca i wychodząca etc.) do specyfiki wymagań organizacji.

W prosty sposób dostępne są szerokie możliwości dostosowania obiegu dokumentów w strukturze organizacyjnej firmy, a w szczególności dla firm z lokalizacją rozproszoną pod względem terytorialnym pomiędzy organizacją centralną a podległymi jej jednostkami. Możliwości te uzyskaliśmy dzięki doświadczeniom nabytym przy współpracy z firmami i instytucjami różnych branż.

SADIF to aplikacja, w której czynności księgowe, takie jak: opis faktury, wybór centrów kosztów czy projektów a nawet stawek VAT i PH przenoszone są na użytkowników aplikacji, których bezpośrednio dotyczy dany dokument, a automatyczny transfer do systemu SAP pozwala na znaczne przyspieszenie procesu księgowania, co pozwala na uzyskanie w krótszym czasie aktualnej wiedzy o wynikach organizacji generowanych przez obszar raportów i analiz SAP Business One.

Moduł Czytania i automatycznego klasyfikowania dokumentów.

Moduł w oparciu o technologie OCR oraz repozytorium dokumentów automatycznie klasyfikuje skanowane dokumenty, oraz odczyt wybranych wartości kluczowych z dokumentu (nagłówek dla faktur, pozycje jeżeli repozytorium), odczyt całości dokumentu dzięki której można w sprawny sposób przeszukać dokumenty.

Moduł Dokumenty- weryfikacja

W tym miejscu aplikacji dokument przygotowywany jest do obiegu. Następuje tu integracja z bazą PH SAP Business One i tu rozpoczyna się proces opisywania, przypisania właściciela(li) dokumentu i określana jest strona umowy (może to być partner handlowy z SAP Business One). Standardowo nadawane są następujące statusy:

• w obiegu,
• odrzucone,
• wstrzymane,
• zatwierdzone

Dostępna jest funkcja monitorowania obiegu dokumentu, w łatwy sposób można sprawdzić, kto aktualnie powinien zatwierdzić lub kto aktualnie zatwierdza dokument. Dostępne statusy:

• do transferu,
• transferowane,
• błąd transferu

Dokumenty związane z ewidencją księgową kosztów, po skanowaniu i przekazaniu do właściwych osób, których zadaniem jest określenie wszystkich wymaganych informacji przed zaksięgowaniem (konta kosztowe, MPK, projekty), mogą być automatycznie zaksięgowane do SAP Business One (niektóre dane, jak np.: stawki podatku VAT mogą być pobrane bezpośrednio z bazy SAP Business One)

Moduł Zatwierdzania dokumentu.

Użytkownik może zaakceptować, odrzucić, bądź wstrzymać (po określeniu powodu) dokument.

Po akceptacji dokument jest przypisywany do teczki użytkownika.

Od tej pory jest dostępny dla tego użytkownika i dla użytkowników, którzy posiadają uprawnienia do przeglądania zawartości teczki użytkownika

Moduł Moje teczki.

W tym module użytkownik organizuje swoje dokumenty zatwierdzone, ma możliwość dodawania nowych dokumentów, współdzielenia dokumentów z innymi użytkownikami oraz powiązania dokumentów między sobą (np. umowa i faktury, etc)

Moduł Wyszukiwania

Użytkownik ma do dyspozycji funkcję wyszukiwania dokumentów wg parametrów, którymi ten dokument został opisany w procesie ewidencji dokumentów. Wszystkie dokumenty – z wyłączeniem faktury - mogą zostać wyszukane wg dowolnego ciągu znaków, który zawiera ich treść.

Moduł Administracja

W łatwy sposób pozwala na zarządzanie użytkownikami, klasami, grupami, nadawanie uprawnień do grup i użytkowników, tworzenie globalnych reguł rozdziału i ścieżek zatwierdzania oraz waliduje właściwy kierunek zdefiniowanego przepływu dokumentów i

informacji.

Moduł Mój profil

Każdy użytkownik może edytować własne dane, tworzyć własną strukturę teczek, własne profile rozdziału dokumentów oraz kreować zasady przechowywania własnych dokumentów, dostępnych tylko dla właściciela teczki.

Zobacz prezentację naszego rozwiazania