Jak uchronić firmę przed problemami związanymi z utratą dokumentacji podatkowej?

Elektroniczna archiwizacja dokumentów – pakiet narzędzi wspomagających SAP Business One

Tegoroczna fala powodziowa, która przeszła przez Polskę, przyniosła ze sobą wiele zniszczeń i ludzkich dramatów. Ucierpiały jednak nie tylko osoby fizyczne, ale także firmy. Wielu przedsiębiorców stanęło na skraju bankructwa. W wyniku obfitych opadów, zalań i podtopień utracili cenny sprzęt i infrastrukturę, ale także dane i dokumenty firmy. Wielu z nich do dziś zadaje sobie pytania: „Czy mogłem uniknąć utraty ważnych dla firmy dokumentów?” i „Jak teraz rozliczę się z fiskusem?” Skutecznego lekarstwa na  klęski żywiołowe nikt dotąd nie wynalazł, ale można zapobiegawczo podjąć pewne działania, by zabezpieczyć dane z faktur czy umów.

Klęsk żywiołowych nie da się przewidzieć

Rozwiązaniem minimalizującym straty i pozwalającym na odtworzenie tradycyjnych, papierowych dokumentów jest elektroniczna archiwizacja danych.  - „Utrata danych może spowodować ogromne straty finansowe, wiele problemów, a nawet utratę wiarygodności firmy” – mówi Paweł Matejko, prezes Altab S.A. (firmy z branży wdrożeniowo-konsultingowej, Złotego Partnera SAP). – „Niestety zdarzeń losowych nie da się przewidzieć: powódź, pożar, a nawet kradzież zazwyczaj zaskakują przedsiębiorcę. Dlatego firma Altab opracowała pakiet narzędzi wspomagających SAP Business One o funkcję elektronicznej archiwizacji danych. Elektroniczne archiwum staje się sposobem na ochronę danych i dokumentów firmy. To także recepta na usprawnienie administracji i zarządzania dokumentacją firmy” – dodaje.

Nowoczesna technologia receptą na niedające się przewidzieć zagrożenia

Dzięki specjalnym narzędziom informatycznym, takim jak oferowany przez firmę Altab S.A. profesjonalny system wspomagający przy użyciu SAP Business One przetwarzanie i organizację zewnętrznych i wewnętrznych dokumentów firmy – przedsiębiorca może uchronić się przed zagubieniem dokumentu lub jego zniszczeniem, a tym samym utratą dostępu do zawartych w nim danych. Program ten gwarantuje nie tylko zapewnienie ciągłości archiwum, niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania firmy w obliczu kryzysu wywołanego np. skutkami powodzi, lecz także wzrost wydajności zarządzania dokumentami i ich wewnętrznego przepływu między pracownikami. Każdy dokument można łatwo odnaleźć i wydrukować na każde zawołanie dzięki funkcji szybkiego wyszukiwania według treści, dat, numerów i wielu innych parametrów.

W oparciu o przetwarzanie obrazów w technologii OCR/ICR program sam klasyfikuje dokument oraz pobiera kluczowe frazy dla późniejszego jego przetwarzania. Dzięki temu system w inteligentny sposób segreguje i poddaje dalszej analizie interesujące użytkownika informacje. Pracownicy przedsiębiorstwa nie muszą angażować się w analizowanie poprawności dokumentu, gdyż program posługujący się inteligentną technologią - robi to za nich.

Dokument na każde zawołanie fiskusa

Urząd skarbowy narzuca podatnikowi obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Problem pojawia się wówczas, gdy przedsiębiorca nie może okazać pełnej dokumentacji podczas kontroli Urzędu Skarbowego, np. z powodu utraty lub zniszczenia dokumentów w wyniku powodzi. „W sytuacji zniszczenia dokumentów stanowiących podstawę do wypełnienia deklaracji lub zeznań podatkowych na skutek powodzi organy podatkowe powinny, w uzgodnieniu z podatnikiem, wyznaczyć termin przeznaczony na odtworzenie utraconych dokumentów bądź przedłożenie innych dowodów potwierdzających dane wynikające z tych dokumentów” – czytamy w artykule „Co zrobić w przypadku zniszczenia dokumentacji podatkowej” Ewy Matyszewskiej (Dziennik Gazeta Prawna, 21 lipca 2010). Posiadając elektroniczne archiwum przedsiębiorca znacznie ułatwia sobie proces odzyskiwania tychże danych i na ich podstawie jest w stanie przedstawić fiskusowi np. wysokość przychodów i kosztów ich uzyskania. - „W interesie przedsiębiorcy jest dbanie o kompletną archiwizację dokumentów firmy, w tym dokumentów podatkowych, gdyż brak dowodów źródłowych może stanowić podstawę do zakwestionowania przez Urząd Skarbowy deklarowanych kosztów uzyskania przychodów, a tym samym do niekorzystnych dla przedsiębiorców obliczeń podatku, jaki powinni zapłacić” – mówi Paweł Matejko. – „Warto zatem już wcześniej pomyśleć o wdrożeniu w firmie elektronicznego archiwum. To inwestycja, która zabezpieczy nas przed niespodziewanymi komplikacjami i konsekwencjami przykrych zdarzeń losowych” – dodaje.